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In 7 Schritten zur erfolgreichen Veranstaltung

4 Dezember, 2018 von Natalja Garmonov

22_In 7 Schritten zur erfolgreichen VeranstaltungJeder, der schon einmal ein Event geplant hat, weiß, wieviel Arbeit dahinter steckt und auf wie viele Dinge man achten muss. Ohne gezielte Planung und Organisation erweist sich diese Aufgabe oft als schwierig. Ein Konzept muss her! Ein Plan! Eine Checkliste, die man Schritt für Schritt bearbeitet!

Wir zeigen Ihnen die grundlegenden Schritte, die bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung zu beachten sind:


#1 Kein Rock n' Roll ohne Ziel

Sie kennen sicher diesen Rat: "Beginnen Sie Ihre Planung erst, wenn Sie sich ein Ziel gesetzt haben." Diese goldene Regel ist ein Muss für diejenigen, die einen guten Start und einen perfekten Verlauf ihrer Veranstaltung wünschen. Um den Prozess zu vereinfachen, teilen Sie Ihre Ziele in Kategorien ein.

 

#2 Ein Team organisieren

Geteilte Aufgaben sind einfachere Aufgaben. Weisen Sie Ihren Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu. Verteilen Sie die wichtigsten Aufgaben, die bearbeitet werden müssen, wie z.B. Location, Unterhaltung, Ablauf, Sponsoren. Wenn sich jeder auf seinen Aufgabenbereich konzentriert und das Beste herausholt, können Sie am Ende eine gelungene Veranstaltung feiern.

 

#3 Timing ist alles

Nehmen Sie sich genügend Zeit für die Vorbereitung und die Erledigung der Aufgaben und arbeiten Sie strikt mit einem Kalender. Setzen Sie Fristen, um die Teamleistung zu verbessern und den Countdown beginnen zu lassen.

 

#4 Jeder braucht einen Master- und einen Backup-Plan

Erstellen Sie Ihr eigenes Veranstaltungs-Planungshandbuch und denken Sie auch an eine Backup-Lösung für den Veranstaltungsort, die Unterhaltung, das Catering, die Promotion und weitere relevante Aspekte. Vergessen Sie nicht, noch einmal zu prüfen, ob hinter jedem dieser Verantwortungsbereiche mindestens ein engagiertes Teammitglied steht.

 

#5 Partnerschaften und Sponsoren

Suchen Sie sich Unternehmenspartner, die Sie bei Ihrer Planung und auch bei der Durchführung auch finanziell unterstützen können. Denken Sie dabei an jede denkbare Lösung: von der Miete des Veranstaltungsortes bis hin zur freiwilligen Hilfe.

 

#6 Einen Werbeplan erstellen

Auch wenn Ihre Veranstaltung einen hohen Bekanntheitsgrad hat, verlassen Sie sich nicht nur auf die Mundpropaganda. Beginnen Sie mit einer Ankündigung auf Ihrer Website und Ihren Social Media-Kanälen. Rühren Sie die Werbetrommel und überlegen Sie genau, welche Werbemaßnahmen sich für Ihr Event am besten eignen.

Tipp: Jede Veranstaltung benötigt gut durchdachte Werbung, sodass das Event am Ende des Tages gut besucht ist. Mit Hilfe von Media-Bartering erhalten Sie die für Sie am besten geeignete Werbung ohne hierfür Geld auszugeben. Wie das geht? Sie "zahlen" z.B. mit Eintrittskarten für Ihre Veranstaltung. Genauere Informationen zum Tauschgeschäft finden Sie unter: Media-Bartering.

 

#7 Ein Budget festsetzen

Eine schwierige Phase der Eventplanung ist die Einhaltung des geplanten Budgets. Denken Sie zuerst an externe Finanzierungsquellen aus dem Sponsoring und ordnen Sie dann die realistischen Kosten dem Rest der Themen zu.

 

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Topics: Veranstaltungen & Events

Veröffentlicht am 4 Dezember, 2018 und zuletzt aktualisiert am 04.12.2018

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