Der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Veranstaltung sind die Besucher: Ohne sie ist die ganze Arbeit für Planung und Marketing vergebens.
Um mehr Besucher für Ihre Veranstaltung zu generieren lohnt es sich, auch auf die Details zu achten und alle Möglichkeiten des Eventmarketings optimal auszuschöpfen.
Die Saison naht
Kaum erwachen im Frühling die Lebensgeister, haben wir auch viel mehr Lust, etwas zu unternehmen: Raus gehen, Sport treiben, Freunde treffen – und natürlich auch Konzerte, Festivals und andere Open Air Veranstaltungen zu besuchen.
Je näher der Sommer rückt, desto betriebsamer wird für Sie nun der Arbeitsalltag: Jede noch so gut vorbereitete Veranstaltung kommt unmittelbar vor Beginn in die heiße Phase, in der es so richtig losgeht und in der letzte Vorbereitungen getroffen werden müssen.
Doch auch in den Monaten davor und danach können Sie an einigen Stellschrauben drehen, um für Ihr Event zu werben, Besucher bei der Stange zu halten und somit die Teilnehmerzahlen langfristig zu steigern.
Das „Wer“
Den Begriff „Zielgruppe“ können Sie in Sachen Marketing vielleicht schon nicht mehr hören: Oft nutzen sich Schlüsselbegriffe ab und verkommen zu bloßen Worthülsen. Nichts sollte jedoch wichtiger sein als die Menschen, die Sie für Ihr Event begeistern wollen – Ihre Veranstaltung lebt ja einzig durch die Besucher, also Ihre Zielgruppe.
Wenn Sie Ihre Besucher auf Ihre Veranstaltung aufmerksam machen und auch in den Folgejahren zu einem Ticketkauf bewegen möchten, sollten Sie also genau über deren Bedürfnisse Bescheid wissen: Wo liegen ihre Wünsche, Probleme und wie können Sie potenzielle Besucher am besten ansprechen?
Das „Wo“
Je genauer Sie einen potenziellen Besucher beschreiben können, desto effektiver kann Ihr Team bei der Planung der Werbemaßnahmen vorgehen: Hierzu gehört nicht nur die Werbeform, sondern auch die Plattformen, auf denen Sie werben möchten: Eine jüngere Zielgruppe erreichen Sie online oft besser, als über klassische Werbemedien.
Entscheiden Sie sich für Hörfunk, bieten lokale Radiosender eine kostengünstige Alternative und effektive Ergebnisse, denn die Hörer befinden sich im selben Sendegebiet, in dem auch die Veranstaltung stattfinden wird.
Werbung auf Streamingdiensten (wie Spotify oder Deezer) bietet sich ebenso für ein jüngeres Zielpublikum an.
Eine moderne Webseite mit ausführlicher FAQ-Seite sowie gut gepflegte Social Media Profile (z.B. auf Instagram, Facebook oder Twitter) sorgen für zusätzliche Präsenz und verhelfen Ihnen auch während der Veranstaltung zu mehr Sichtbarkeit: Besucher können sich auf Social Media Profilen gegenseitig markieren, Live-Videos posten – etwas Besseres kann Ihnen gar nicht passieren. Zudem ist die Social Media Reichweite kostenlos und kann mit wenig Budget für bezahlte Posts und Werbeanzeigen noch verstärkt werden.
Gerade bei Veranstaltungen für ein jüngeres Publikum sollten Sie vor Ort auch die Wirkung von sehr klassischen Werbemaßnahmen nicht unterschätzen: Flyer, Plakate und Banner an Orten, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält, erreichen oft hohe Aufmerksamkeit. An Universitäten, Hochschulen oder auch in lokalen Cafés und Bars können Sie mit dem Auslegen von Print-Werbematerial so zum Beispiel einen Großteil Ihrer Zielgruppe direkt ansprechen.
Das „Wann“
Wann Sie mit der Bewerbung für Ihr Event starten und wieder aufhören sollten? Eigentlich gibt es hier keine treffende Antwort, denn es gilt: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.
Ein Nachbericht über das vergangene Event hilft Ihnen unmittelbar bei der Planung der nächstjährigen Veranstaltung und lässt Schlüsse darüber zu, welche Werbemaßnahmen gut funktioniert haben, woran Sie noch arbeiten können und wie der Ablauf der Veranstaltung bei den Besuchern ankam.
Eine zeitlich begrenzte Bewerbung hätte den Nachteil, dass Sie viel Potenzial verschenken und Ihre Sichtbarkeit (vor allem im Netz) nachlassen würde.
Steter Tropfen
Wenn Sie einmal verinnerlicht haben, dass es nicht nur um den Zeitpunkt der „heißen Phase“ und um die Veranstaltung selbst geht, erklärt sich alles Weitere von selbst: Steter Tropfen höhlt den Stein und so sollten Sie auch mit Ihren Werbemaßnahmen verfahren.
Ihre Besucherzahlen wachsen zu sehen sollte als langfristiges Ziel immer im Blick behalten werden – vorausschauend zu planen, Kampagnen zielgruppengerecht und langfristig vorzubereiten ist hier wirksamer, als auf schnelle Erfolge durch punktuelle Planung der Werbung zu hoffen.
