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Belegausgabepflicht: Was gibt es zu beachten?

10. Dezember 2019 von Natalja Garmonov

120_Belegpflicht in der GastronomieAm 01. Januar tritt die neue Belegausgabepflicht für Kassensysteme in Kraft. Auch Hotels und Gastronomiebetriebe sind demnach verpflichtet, ihren Gästen zu sämtlichen Geschäftsvorgängen die entsprechenden Belege auszuhändigen. Was Sie hierbei beachten müssen und welche Ausnahmen es gibt, haben wir für Sie zusammengefasst.

 

„Belegausgabepflicht“ – was bedeutet das?

Nehmen Sie den Kassenzettel mit, wenn Sie sich beim Bäcker ein einzelnes Brötchen kaufen? Die meisten von Ihnen werden hier sicher verneinen. Trotzdem sind auch Bäckereien verpflichtet, die jeweiligen Belege auszustellen, auch wenn ihre Kunden sie nicht mitnehmen.

Nach der neuen Kassensicherungsverordnung des Bundesfinanzministeriums muss jedes Unternehmen, das aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorgänge elektronisch erfasst, ab 01.01.2020 für jede dieser Transaktionen einen Beleg erstellen und diesen dem Kunden aushändigen. Kunden sind allerdings nicht verpflichtet, diesen Beleg dann auch mitzunehmen.

Der Ursprung dieses Gesetzes ist der Schutz vor Verfälschung digitaler Grundaufzeichnungen sowie der neuen Kassensicherungsverordnung. Mit dieser neuen Regelung sollen nachträgliche Stornierungsvorgänge in Kassensystemen sowie Steuerhinterziehung in Branchen vorgebeugt werden, in denen viel Bargeld fließt – somit auch in der Gastronomie.

 

Was kommt auf den Beleg?

Nach § 6 der Kassensicherungsverordnung müssen folgende Angaben auf dem ausgegebenen Beleg vorhanden sein:

  • Name und Adresse Ihres Betriebes
  • Ausstellungsdatum
  • Angabe zu Beginn und Ende des Transaktionsvorganges
  • Anzahl/Menge der Waren oder Dienstleistung
  • Art der Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Preis und Steuerbetrag, Gesamtsumme mit Steuersatz
  • Seriennummer des Aufzeichnungssystems / des Sicherheitsmoduls

 

Alle Angaben müssen mit dem menschlichen Auge gut lesbar sein. Aus gesundheitlichen Gründen dürfen Betriebe, die Papierbelege nutzen, diese ab Januar 2020 nur noch ohne giftige BPA-Beschichtung (Bisphenol A) ausgeben.

 

Geht das auch digital?

Nach § 6 Satz 3 der Kassensicherungsverordnung müssen die Belege in Papierform ausgehändigt werden oder dürfen auch elektronisch ausgegeben werden (zum Beispiel als PDF), wenn hier die Einverständnis des Kunden vorliegt.

Für elektronische Belege können Unternehmen z.B. digitale Kassenzettel mittels Software-Lösung in das Kassensystem implementieren. Mit einer entsprechenden App zum digitalen Quittieren können die Belege dann bequem auf das Smartphone der Kunden gesendet werden.

 

Kann man sich von der Ausgabepflicht befreien lassen?

Natürlich gibt es auch Ausnahmen dieser Regelung – allerdings muss die Befreiung von der Ausgabepflicht aktiv erwirkt werden.

Zum einen können sich Unternehmen befreien lassen, die Waren an viele unbekannte Personen veräußern (wie beispielsweise große Online-Händler). Zum anderen kann man sich in besonderen persönlichen Härtefällen befreien lassen (wobei das zuständige Finanzamt vor Ort entscheiden muss, ob ein solcher Härtefall vorliegt).

In jeglichem Fall muss die Befreiung beim zuständigen Finanzamt per Antrag erwirkt werden.

 

Was passiert, wenn man die Belege nicht aushändigt?

Sollte man als Betrieb gegen die Ausgabepflicht verstoßen, drohen keine Bußgelder. Jedoch kann dies verdächtig wirken und könnte so gedeutet werden, dass es zu Unregelmäßigkeiten in den Aufzeichnungspflichten des entsprechenden Unternehmens kommt.

Wenn Sie sich als Gastronom also sicher sind, dass sie bei einer eventuellen Betriebsprüfung nichts zu verbergen hätten, können Sie nach eigenem Ermessen eine Nicht-Ausgabe der Belege „riskieren“. Hiervon ist allerdings abzuraten.

 

Unsere Tipps für Gastronomiebetriebe

Nicht wenige sind von der neuen Ausgabepflicht genervt – was nur verständlich ist: Gerade für kleine Dienstleister macht die Ausgabepflicht vieles umständlicher.

Sie als Restaurantbesitzer können der Ausgabepflicht allerdings noch etwas Positives abgewinnen, wenn Sie diesen einfachen Tipp befolgen: Wenn ein Gast nach der Rechnung fragt und Sie hierfür den Beleg ohnehin ausdrucken müssen, „servieren“ sie diesen doch gleich auf einem kleinen Tablett.

Eine kleine Holzschachtel oder ein ähnliches kleines Objekt zur Aufbewahrung geht natürlich auch. Es sollte in jedem Fall Platz sein für eine kleine Aufmerksamkeit: Ein Bonbon für jeden Gast am Tisch, ein Päckchen mit Gummibärchen oder eine andere kleine Aufmerksamkeit geben jedem Gast das Gefühl, besonders wertgeschätzt zu werden.

So können Sie das Ganze für sich nutzen, wirkungsvoll ein kleines Goodie zu platzieren: Gerade am Ende des Restaurant-Besuches haben Sie somit die Möglichkeit, Ihrem Gast einen angenehmen Ausklang des Besuches zu verschaffen.

 

 

Topics: Gastronomie

Veröffentlicht am 10. Dezember 2019 und zuletzt aktualisiert am 10. Dezember 2019

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