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Eventplanung: Klassische No-Gos und wie man sie vermeidet

21. März 2019 von Stefanie Wess

49_Eventplanung - Klassische No-Gos und wie man sie vermeidetEin großes Event zu planen erfordert Zeit, Erfahrung und eine Menge Geld. Eine gelungene Veranstaltung mit zufriedenen Teilnehmern ist das Ziel – doch wie kann man dafür sorgen, dass auch wirklich alles glatt geht?

 

Wir zeigen Ihnen die gängigsten No-Gos der Eventplanung und wie Sie diese umgehen können.

 

NoGo # 1: Ungeeignete Location

Was ist die Zauberformel für ein erfolgreiches Event? „Location, Location, Location!“. Nein, natürlich nicht nur – aber der passend gewählte Veranstaltungsort ist eine der Grundvoraussetzungen für ein gelungenes Event.

Die Räumlichkeiten sollten genug Platz für alle Teilnehmer bieten, allerdings nicht zu groß sein – sonst fühlt man sich schnell verloren. Ideal ist eine Location, bei der flexibel Räume hinzugebucht oder durch Abtrennung verkleinert werden können.

Sollte der Raum eine feste Größe haben und das Event extrem beliebt sein, sollten Sie nicht mehr Tickets verkaufen, als Raum für Teilnehmer vorhanden ist.

Die Anfahrtswege, Parkplätze ebenso wie die Entfernung zu eventuellen Unterbringungsmöglichkeiten (Hotel etc.) sollten für alle Teilnehmer angenehm gestaltet sein – achten Sie hier auch auf behindertengerechte Zugänge.

 

NoGo # 2: Planung mit „Schema F“

Fertige Vorlagen für jede Veranstaltung? Das kann heikel werden: Viele Dinge können Sie wiederverwenden (Checklisten, Abläufe der Planungsschritte etc.) allerdings ist nicht ein Event wie das andere.

Definieren Sie vorab das Ziel der Veranstaltung sowie die Zielgruppe. Hiernach richten Sie dann Ihre Planung aus. Vorgefertigte Patentrezepte für Veranstaltungen geben zwar Sicherheit, doch können Sie mit individueller Planung besser auf die Bedürfnisse der Gäste eingehen.

 

NoGo # 3: W-LAN Panne

Nichts ist nerviger, als an einem Veranstaltungsort gar kein oder nur unzureichend funktionierendes W-LAN zu haben. Veranstaltungen leben in der heutigen Zeit unter anderem von der Reichweite, die sie durch die Posts der Teilnehmer im Netz auf verschiedenen sozialen Plattformen erhalten.

Für Besucher aus dem Ausland ist es zudem besonders ärgerlich, hohe Gebühren für das Internet zahlen zu müssen.

Haben Sie bestimmte Programmpunkte, die eine einwandfreie Internetverbindung voraussetzen (Umfragen im Publikum während eines Vortrags, Workshops etc.) wäre es besonders unangenehm, wenn hierfür niemand ins Netz kann.

 

NoGo # 4: Netzwerken tut Not

Ihre Gäste besuchen Ihr Event nicht allein um der Veranstaltung willen, sondern vor allem auch wegen der anderen Teilnehmer. Netzwerken ist in der heutigen, schnelllebigen Zeit so wichtig wie nie.

Geben Sie den Teilnehmern daher ausreichend Gelegenheit, sich zu „beschnuppern“ (evtl. bereits vor Beginn des Programms) und planen Sie ausreichend Verschnaufpausen ein, während derer ordentlich genetworked werden kann.

 

NoGo # 5: „Same procedure as every year!“

„Never change a running system“ mag sich in mancherlei Hinsicht bewahrheiten – bei einer Veranstaltung jedes Jahr dasselbe Programm abzuspulen ist allerdings nicht sehr empfehlenswert.

Ihre Besucher erhoffen sich von der Veranstaltung einen Mehrwert – hier kann es sich je nach Branche und Anlass um unterschiedliche Dinge handeln: Innovationen auf dem Markt, neue Vertriebswege, aktuelle Themen, die Digitalisierung…

Sind einzelne Programmpunkte oder Workshops einmal gut angekommen, können sie natürlich wiederum angeboten werden. Allerdings sollten die wesentlichen Aspekte der Veranstaltung stets neu gewählt und überdacht werden.

Hier bietet sich an, sich nach jeder Veranstaltung das Feedback Ihrer Gäste einzuholen: Wie zufrieden waren sie mit der Location, dem Programm, den Rednern? Was kann man für nächstes Mal übernehmen/anpassen und neu gestalten?

 

Wir sind alle nur Menschen…

…und deswegen passieren Pannen einfach mal. Solange Sie sich stets vornehmen, aus Ihren Fehlern zu lernen und souverän mit eventueller Kritik der Besucher umzugehen, können Sie aus diesen Pannen immer noch etwas lernen.

 

Als Verantwortlicher in der Eventplanung sind Sie es gewohnt, alle Möglichkeiten schon im Voraus durchzuspielen, Bedürfnisse der Besucher vorherzusehen und dementsprechend zu planen. Die richtige Routine entsteht allerdings immer noch durch das Tun und Ausprobieren selbst, gerade, indem man sich traut, auch mal neue Wege zu gehen.

 

 

Topics: Marketing, Veranstaltungen & Events

Veröffentlicht am 21. März 2019 und zuletzt aktualisiert am 21. März 2019

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